Un creator de documente ar fi verificat, în medie, în cel mai bun caz, o dată la trei ani, timp în care poate face ce vrea cu documentele
Aproape 30 de operatori economici care prestează servicii arhivistice au
fost controlați, la Buzău, de la începutul anului, de către angajații Arhivelor Naționale. În ciuda deficiențelor descoperite, nu s-au aplicat amenzi, așa cum prevede legea, mizându-se în primă fază pe informare.
În urma controalelor, reprezentanții Arhivelor naționale au ajuns însă la o concluzie îngrijorătoare. Având în vedere numărul de creatori și deținători de arhivă aflat în aria de competență a Arhivelor Naționale Buzău, raportat la numărul de arhiviști desemnat să efectueze activități de control, rezultă că un creator de documente ar fi verificat, în medie, în cel mai bun caz, o dată la trei ani. Acest fapt duce la imposibilitatea urmăririi eficiente a modului de îndeplinire a măsurilor stabilite prin actele de control. Astfel, se creează premisele pentru distrugeri neautorizate de documente, ilegalități în activitățile de prelucrare și folosire a documentelor, lipsa unor evidențe actualizate a deținătorilor de arhivă, cu consecințe negative pentru cetățeni. Controlul periodic al acestor unități este esențial în prevenirea distrugerilor de arhivă.
Potrivit unui raport semnat de către șefa Arhivelor Naționale Buzău, Anca Elena Pororo, în primele 6 luni ale
anului 2014, inspectorii buzoieni au efectuat o serie de controale în județ. Au fost planificate 28 de controale la creatorii și deținătorii de arhivă din județ, atât instituții publice cât și operatori privați, fiind realizate 29 controale.
Principalele deficiențe constatate au fost: neamenajarea unor spații special destinate depozitării documentelor, nedesemnarea unei persoane responsabilă cu activitatea de arhivă, lipsa nomenclatoarelor arhivistice sau existența unora depășite, lipsa inventarelor arhivistice, nepredarea la compartimentul de arhivă a dosarelor pe bază de inventare și procese-verbale de predare-primire, neselecționarea documentelor cu termen de păstrare expirat, nerespectarea termenelor de execuție înscrise în procesele verbale de control încheiate cu ocazia controalelor anterioare.
Cu toate că s-au constatat încălcări ale prevederilor legale, nu s-au aplicat sancțiuni, deși situația constatată impunea această măsură. În schimb, s-a preferat să se discute cu conducerile unităților respective pentru a le explica importanța documentelor pe care le creează și le dețin pentru propria activitate și obligativitatea asigurării evidenței, păstrării și conservării acestora.
Venind în sprijinul organizațiilor creatoare și deținătoare de documente (unități din administrație, structuri M.A.I., servicii publice deconcentrate, societăți comerciale), au fost verificate și aprobate 50 de lucrări de selecționare, au fost soluționate 4 nomenclatoare arhivistice, dintre care 3 confirmate și un restituit spre refacere. În perioada de referință, au fost acordate un număr de 12 confirmări pentru spațiile destinate păstrării și depozitării arhivei, 12 avize pentru persoanele responsabile cu arhiva de la creatori și deținători de documente.
„Inspectorii instituției noastre s-au implicat și în situații deosebite, cum a fost cea de la Spitalul județean Buzău, când spațiul de arhivă a fost inundat. La sesizarea unității creatoare și deținătoare de documente s-a acordat asistență de specialitate privind recuperarea și salvarea arhivei inundate”, se mai arată în informare.